Hausmeisterkosten: Was ist umlagefähig?

Was zu den Hausmeisterkosten gehört

Die Betriebskostenverordnung zählt die Kosten für den Hauswart ausdrücklich zu den Betriebskosten. Dazu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Das gilt auch, wenn statt eines angestellten Hausmeisters ein Hausmeisterdienst beauftragt wird, soweit es um dieselben Arbeiten geht.

Typische umlagefähige Arbeiten sind die laufende Betreuung des Hauses:

• regelmäßige Kontrollgänge für Ordnung und Sicherheit
• Reinigung von Treppenhaus, Zugängen und Außenflächen
• Mülltonnen nach Abfuhrplan bereitstellen
• Pflege von Grünflächen und Wegen
• Winterdienst auf den Wegen am Haus

Was nicht umgelegt werden darf

Ausgenommen sind Tätigkeiten, die die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Solche Kosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Dazu zählen etwa:

• Reparaturen, auch kleine, etwa an Türen, Leitungen oder Beleuchtung
• Verwaltungsaufgaben wie Wohnungsübergaben, Schriftverkehr oder das Beauftragen von Handwerkern
• Notdienst und Rufbereitschaft: Eine Notdienstpauschale an den Hausmeister ist nach dem Bundesgerichtshof keine umlagefähigen Betriebskosten, sondern vom Vermieter zu tragende Verwaltungskosten (Urteil vom 18. Dezember 2019, VIII ZR 62/19). Vergütet werden damit die Entgegennahme von Störungsmeldungen und die Veranlassung von Reparaturen.

Gemischte Tätigkeiten richtig aufteilen

Viele Hausmeister erledigen beides: laufende Betreuung und gelegentliche Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten. Dann darf nur der Anteil für die umlagefähigen Arbeiten in die Betriebskostenabrechnung. Am einfachsten ist das, wenn das Leistungsverzeichnis beide Bereiche von Anfang an getrennt ausweist.

Für Hausverwaltungen heißt das: Lassen Sie sich Leistungen und Rechnungen so aufstellen, dass umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen getrennt sind. Das spart Diskussionen bei der Abrechnung.

Keine doppelte Abrechnung

Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen die Kosten für dieselben Arbeitsleistungen nicht noch einmal unter anderen Betriebskostenarten angesetzt werden, etwa als Gebäudereinigung oder Gartenpflege (§ 2 Nr. 14 BetrKV, mit Verweis auf die Nummern 2 bis 10 und 16). Reinigt der Hausmeister das Treppenhaus, erscheint diese Arbeit also nur einmal in der Abrechnung.

Abrechnung und Steuerbonus

Auf die Mieter umgelegt werden dürfen Hausmeisterkosten, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Bei der jährlichen Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 BGB): Die Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung stehen.

Mieter und Eigentümer können für haushaltsnahe Dienstleistungen 20 Prozent der Arbeitskosten von der Einkommensteuer abziehen, höchstens 4.000 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG). Dafür sollte der Arbeitskostenanteil in der Abrechnung ausgewiesen sein.

Checkliste für Verwaltungen

• Im Mietvertrag prüfen, ob Hauswartskosten als Betriebskosten vereinbart sind
• Leistungsverzeichnis mit getrennten Positionen für Betreuung, Reparaturen und Verwaltung
• Reparatur- und Verwaltungsanteile aus der Abrechnung herausnehmen
• Doppelungen mit Gebäudereinigung und Gartenpflege vermeiden
• Notdienstpauschalen nicht umlegen
• Arbeitskosten für den Steuerbonus getrennt ausweisen